SÅDAN BEHANDLER VI PERSONOPLYSNINGER OM DIG

1: Indledning

Her kan du læse om, hvordan Joannahuset indsamler og behandler personoplysninger, som led i vores drift og de aktiviteter, som er beskrevet under afsnit 3 nedenfor.

Ansvarlig omgang med disse personoplysninger er afgørende for vores profesionelle virke og omdømme. I denne privatlivspolitik er det derfor beskrevet, hvordan og hvorfor vi indsamler personoplysninger om dig, hvordan oplysningerne anvendes, hvornår de slettes, og hvordan du kan få indsigt i dine egne personoplysninger.

2: Den dataansvarlige

Det er Joannahuset der er dataansvarlig for de behandlingsaktiviteter, der er beskrevet i denne privatlivspolitik, medmindre andet er angivet under aktiviteterne i afsnit 3 nedenfor.

Hvis du har spørgsmål til denne privatlivspolitik eller vores behandling af dine personoplysninger, som beskrevet under afsnit 3 nedenfor, er du velkommen til at kontakte os her:

Joannahuset
CVR-nr.: 39430770
Kong Georgs Vej 21

2000 Frederiksberg

E-mail: kontakt@joannahuset.dk

3: Hvordan behandler vi personoplysninger, som led i vores aktiviteter?

Joannahuset indsamler og behandler personoplysninger i forskellige situationer, og formålet med indsamlingen, hvad oplysningerne bruges til og hvornår de slettes er forskelligt for hver situation. De enkelte aktiviteter, hvor Joannahuset (som dataansvarlig) kan indsamle personoplysninger om dig, er derfor beskrevet hver for sig nedenfor.

3.1: Hvis du (som barn/ung) taler med os i Joannahuset

Man kan godt henvende sig til Joannahuset uden at fortælle hvem man er (dvs. være anonym); men nogle gange bliver vi alligevel nødt til at vide, hvem du er, hvis vi skal hjælpe dig - for eksempel hvis vi skal bistå i sager ved kommunen eller andre offentlige myndigheder, herunder deltage som bisidder ved samtaler og møder med offentlige myndigheder eller andre personer eller institutioner. Det vil altid være dig, der kan beslutte hvorvidt du ønsker rettighedsbaseret rådgivning og retshjælp, dog er vi i de tilfælde hvor du ikke er anonym underlagt skærpet underretningspligt, hvilket betyder at Joannahuset har pligt til at kontakte de relevante offentlige myndigheder, hvis der er grund til at antage, at du har behov for særlig støtte.

Når du fortæller os, hvem du er, gælder der nogle særlige regler for de ting, du fortæller os - reglerne handler mest af alt om, at vi skal passe godt på de oplysninger, du giver os. Når du taler med os, og du fortæller os, hvem du er, behandler vi de oplysninger, der er beskrevet her

3.1.1 Hvilke oplysninger behandles og hvor stammer de fra?

Du afgiver selv oplysningerne til os, og du bestemmer som udgangspunkt selv hvilke oplysninger du vil afgive. Dog forventer vi at indsamle følgende personoplysninger om dig:

Navn
Alder
Køn
Landsdel (kommune; hvis barnet/den unge ikke er anonym)
Oplysninger om familie (forældre eller anden familie), andre omsorgspersoner samt øvrige personer, der har væsentlig betydning for barnets/den unges tilværelse. Hvilke oplysninger, der indsamles om disse personer, afhænger af den konkrete situation og af, hvad barnet/den unge vælger at fortælle os.
Øvrige oplysninger, du vælger at give os, herunder oplysninger om din akutte situation.

3.1.2 Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?

Vores behandling af almindelige personoplysninger har følgende retsgrundlag:

Dit samtykke. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).
Opfyldelse af en retlig forpligtelse, der påhviler os. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra c). Den retlige forpligtelse der er tale om, findes i bekendtgørelse 1602 af 12. december 2023 om underretningspligt over for kommunalbestyrelsen efter barnets lov.
Beskyttelse af dine eller en anden persons vitale interesser. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra d).
Varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). De legitime interesser der er tale om, er vores legitime interesse i, at vi kan yde dig relevant omsorg og rettighedsbaseret rådgivning. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).
I det omfang, der behandles særlige kategorier af personoplysninger (”følsomme oplysninger”), sker dette på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, eller databeskyttelseslovens § 7, stk. 4, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g, i henhold til tilladelse fra Datatilsynet.
I det omfang, der behandles oplysninger om strafbare forhold, sker dette på grundlag af databeskyttelseslovens § 8, stk. 3.

3.1.3: Hvem deles oplysningerne med?

Oplysningerne kan videregives til kommuner, hvis dette er nødvendigt for at opfylde de forpligtelser, der følger af vores underretningspligt, samt til andre i det omfang, dette er nødvendigt af hensyn til dit tarv.

Oplysningerne deles med vores it-leverandører (databehandlere), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks.

I forbindelse med behandlingen, kan personoplysningerne gemt i Microsoft software-system blive overført til USA. Microsoft er omfattet af EU-US Data Privacy Framework, og overførslen kan således finde sted på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 45.

3.1.4: Hvor længe opbevares oplysningerne?

Hvert år gennemgår vi de oplysninger, vi har. Hvis vi ikke længere har brug for oplysningerne, sletter vi dem; men hvis vi stadig har brug for oplysningerne for at kunne hjælpe dig og/eller for at kunne dokumentere at vi har levet op til retlig forpligtelse, kan vi gemme dem i op til 10 år eller indtil du bliver 24 år.

3.2: Hvis du har husly i Joannahuset

Den juridske rammer foreskriver, at når du søger husly i Joannahuset, skal vi som hovedregel indhente samtykke fra forældremyndighedsindehaveren. Derfor behandler vi nogle oplysninger om dig og forældremyndighedsindehaveren.

3.2.1: Hvilke oplysninger behandles og hvor stammer de fra

Du afgiver selv oplysningerne til os, og du bestemmer som udgangspunkt selv hvilke oplysninger du vil afgive. Vi forventer dog at indsamle følgende oplysninger om dig:

Navn
Alder
Telefonnummer
Adresse
Kommune
Personnummer på dig, og personnummer uden de sidste 4 cifre på forældremyndighedsindehaveren.
Oplysninger om familie og/eller andre omsorgspersoner, herunder kontaktoplysninger, så vi kan kontakte dem med henblik på at indhente samtykke
Øvrige oplysninger, du vælger at give os, herunder oplysninger om din akutte situation.

3.2.2: Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?

Vores behandling af almindelige personoplysninger har følgende retsgrundlag:

Dit samtykke. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).
Beskyttelse af dine eller en anden persons vitale interesser. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra d).
Varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). De legitime interesser der er tale om, er at kunne tilbyde dig husly i situationer, hvor dette er nødvendigt af hensyn til ikke mindst dig selv. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).

I det omfang, der behandles særlige kategorier af personoplysninger (”følsomme oplysninger”), sker dette på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra a, eller databeskyttelseslovens § 7, stk. 4, jf. databeskyttelsesforordningens artikel 9, stk. 2, litra g, i henhold til tilladelse fra Datatilsynet.

Retsgrundlaget for vores behandling af dit personnummer (CPR-nummer) databeskyttelseslovens § 11, stk. 2, nr. 2 og 3.

3.2.3 Hvem deles oplysningerne med?

Oplysningerne kan – hvis dette er nødvendigt – videregives til kommuner og anbringelseshjem. Derudover deles oplysningerne med vores it-leverandører (databehandlere), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks.

3.2.4 Hvor længe opbevares oplysningerne?

Vi gemmer oplysningerne indtil du fylder 24 år eller til der er gået 10 år fra du sidst har overnattet i Joannahuset.

3.3 Kvalitetssikring, forskning og udvikling

Hvis du har talt med os eller besøgt os for at få hjælp, bruger vi de oplysninger, vi har fået i den forbindelse til at sikre og kontrollere, at vi gør tingene rigtigt, ligesom vi prøver at blive endnu bedre til at hjælpe børn og unge.

Mange gange bruger vi bare de oplysninger, vi allerede har; men nogle gange spørger vi dig også direkte, om du vil fortælle i en evaluering om dine oplevelser med Joannahuset, så vi kan blive endnu bedre til at hjælpe dig og andre børn og unge.

3.3.1 Hvilke oplysninger behandles og hvor stammer de fra?

Du afgiver selv oplysningerne til os, og du bestemmer som udgangspunkt selv hvilke oplysninger du vil afgive. Dog forventer vi at indsamle følgende personoplysninger om dig:

Navn
Alder
Køn
Oplysninger om familie (forældre eller anden familie), andre omsorgspersoner samt øvrige personer, der har væsentlig betydning for barnets/den unges tilværelse.
Øvrige relevante oplysninger, vi modtager fra dig.

3.3.2 Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?

Vores behandling af almindelige personoplysninger har følgende retsgrundlag:

Dit samtykke. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra a). Du kan til enhver tid trække dit samtykke tilbage ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).
Varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). De legitime interesser der er tale om, er vores legitime interesse i at sikre, at alle henvendelser til Joannahuset behandles korrekt, samt vores legitime interesse i løbende at forbedre vores indsats. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).

3.3.3 Hvor længe opbevares oplysningerne?

Hvert år kigger vi på de oplysninger, vi har, og hvis vi ikke længere anvender disse til kvalitetssikring, forskning og udvikling, sletter vi dem. Normalt gemmer vi ikke oplysninger i mere end 10 år eller indtil den unge fylder 24 år.

3.4 Brug af vores hjemmeside

Hvis du besøger vores hjemmeside eller vores profil på sociale medier, indsamler vi information om dit besøg, sådan at vi kan sikre, at hjemmesiden fungerer korrekt og hensigtsmæssigt, samt for at vi kan forbedre hjemmesiden og vores profiler på sociale medier.

3.4.1 Hvilke oplysninger behandles og hvor stammer de fra?

Vi indsamler følgende oplysninger om dig:

Elektroniske identifikationsdata (IP-adresse, cookies, etc.)
Oplysninger om den enhed (pc, tablet, telefon, mv.) og browser, du benytter; bl.a. for at vi kan sikre, at hjemmesiden bliver vist på en hensigtsmæssig måde.
Besøgshistorik

Disse oplysninger indsamles direkte fra vores hjemmeside og profiler på sociale medier – bl.a. gennem brug af cookies og lignende teknologier.

3.4.2 Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?

Vores behandling af almindelige personoplysninger har følgende retsgrundlag:

Varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). De legitime interesser der er tale om, er at sikre, at vores hjemmeside og profiler på sociale medier fungerer sikkert og hensigtsmæssigt, Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).

3.4.3 Hvem deles oplysningerne med?

Oplysningerne deles med vores it-leverandører (databehandlere), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks.

3.4.4 Hvor længe opbevares oplysningerne?

Oplysninger om besøgende på hjemmeside eller på profiler på sociale medier indsamles gennem brug af cookies og lignende teknologier. Det afhænger af den enkelte cookie, hvor længe vi gemmer informationen. Du kan læse mere i vores cookiepolitik om de enkelte cookies, herunder hvad formålet med dem er, og hvor længe vi gemmer oplysningerne.

3.5 Leverandører, konsulenter, ambassadører, samarbejdspartnere og andre interessenter

Vi behandler personoplysninger om (kontaktpersoner hos) vores leverandører, konsulenter, ambassadører, samarbejdspartnere og andre interessenter med henblik på at drive Joannahuset på en effektiv måde og for at sikre de bedst mulige relationer til disse grupper.

3.5.1 Hvilke oplysninger behandles og hvor stammer de fra?

Vi behandler som udgangspunkt følgende personoplysninger om dig:

Navn
E-mailadresse
Telefonnummer
Adresse

3.5.2 Hvad er retsgrundlaget for behandlingen?

Vores behandling af almindelige personoplysninger har følgende retsgrundlag:

Indgåelse af en kontrakt med dig eller opfyldelse af en kontrakt, som er indgået med dig. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra b).
Varetagelse af vores eller tredjemands legitime interesser, som er mere tungtvejende end hensynet til dine grundlæggende rettigheder og frihedsrettigheder. Dette retsgrundlag findes i databeskyttelsesforordningens artikel 6, stk. 1, litra f). De legitime interesser der er tale om, er at sikre en effektiv dialog med eksterne interessenter. Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod denne behandling ved at kontakte os (se afsnit 2 ovenfor).

3.5.3 Hvem deles oplysningerne med?

Oplysningerne deles med vores it-leverandører (databehandlere), som opbevarer oplysningerne for os og behandler dem efter vores instruks.

I forbindelse med behandlingen, kan personoplysningerne blive overført til USA i forbindelse med behandling i Microsoft software-system. Microsoft er omfattet af EU-US Data Privacy Framework, og overførslen kan således finde sted på grundlag af databeskyttelsesforordningens artikel 45.

3.5.4 Hvor længe opbevares oplysningerne?

Oplysninger som er relevante af hensyn til dokumentation af økonomiske transaktioner gemmes i fem år fra udgangen af det år, oplysninger vedrører, jf. bogføringslovens krav.

Øvrige oplysninger om parter, som vi har haft økonomiske transaktioner med, gemmes i fem år fra udgangen af det år, den seneste transaktion vedrører.

Derudover - og for alle andre - opbevarer vi som udgangspunkt oplysningerne i to år fra udgangen af det år, vi senest har været i kontakt med dig.

4 Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at gøre dine rettigheder efter den til enhver tid gældende databeskyttelseslovgivning gældende:

Indsigt: Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, og en række yderligere oplysninger.

Berigtigelse: Du har ret til at få urigtige oplysninger om dig selv rettet.

Sletning: I nogle tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Begrænsning: Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Dataportabilitet: Du har i visse tilfælde ret til at modtage en kopi af de personoplysninger som du selv har afgivet, i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format.

Indsigelse: Som anført under nogle af behandlingsaktiviteterne, der er beskrevet i afsnit 3 ovenfor, har du ret til at gøre indsigelse mod behandling af personoplysninger af grunde, der vedrører din særlige situation – hvis formålet med behandlingen er direkte markedsføring, fx modtagelse af nyhedsbreve, har du altid en ubetinget ret til at gøre indsigelse imod behandlingen.

Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på kontakt@joannahuset.dk. Din anmodning vil blive behandlet i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning. I det omfang det er nødvendigt, vil vi kontakte dig og bede dig om yderligere oplysninger, der er nødvendige for at kunne håndtere din anmodning korrekt.

Vær opmærksom på, at der gælder visse betingelser og begrænsninger for nogle af rettighederne – det er derfor ikke sikkert, vi kan eller skal imødekomme din anmodning.

Hvis du har lyst til at læse mere om dine rettigheder, kan du læse mere på datatilsynet.dk.

5 Hvis du ønsker at klage

Hvis du ønsker at klage over vores behandling af personoplysninger, vil vi gerne høre fra dig. Vores kontaktoplysninger kan findes under afsnit 2 ovenfor.

Du har også ret til at indgive en klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby. Dette kan ske via e-mail dt@datatilsynet.dk eller på Datatilsynets hjemmeside www.datatilsynet.dk.

6 Opdatering af privatlivspolitikken

Joannahuset kan løbende ændre denne persondatapolitik, hvis det er nødvendigt for at give en retvisende beskrivelse af vores behandling af personoplysninger.

Hvis vi foretager ændringer, der er væsentlige for behandling af oplysninger, vi allerede har om dig, vil du blive underrettet direkte om opdateringen, hvis det er muligt for os (dvs. hvis vi har informationer, der er nødvendige for at komme i kontakt med dig, f.eks. din mailadresse)

Den gældende privatlivspolitik vil være tilgængelig på vores hjemmeside.

ønsker at gøre dine rettigheder gældende, bedes du kontakte os på

Denne privatlivspolitik er senest blevet opdateret i marts 2024.